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档案存储是指机关、团体、企事业单位等社会组织不属于国家综合档案馆接收范围的档案,经双方协商,由国家综合档案馆管理的存储形式。省级行政区域内的机关、团体、企业、事业单位等社会组织和个人具有保存价值但不在各级国家综合档案馆接收范围内的档案,以及需要异地备份、多地备份的材料,均可存放在各级国家综合档案馆。存储档案资料归寄存者所有。双方协商确定了存储方式、管理方式和使用方式。寄存者有权利使用、鉴定、开放所有存储的档案资料。未经寄存者同意,档案馆不得向其它用户提供档案利用,档案内容不得向社会公布。破产者寄存的梢案,其查阅方法按照档案利用的有关规定执行。档案所有者必须与国家综合档案馆档案存储单位签订档案存储协议,双方协商确定存储协议的内容和收费标准。
一,档案寄存服务工作带来的忧患
关于档案的存储,《档案法》第十六条规定:“对于对国家和社会具有保存价值或者应当保密的集体所有和个人所有的档案,档案所有者应当妥善保管。对于存储条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损坏和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取措施代替存储档案,以确保档案的完整性和安全性。如有必要,他们可以购买或购买它们。前款列出的档案,档案所有者可以存放或者出售给国家档案馆。”也就是说,不属于档案接收范围的单位和公民有价格,其对于国家。
妨碍馆藏忧患建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务,它包括两个内容:①数量充足,质量优化。②成分丰富,结构合理。大多数存储的档案在存储前没有达到标准或目标管理认定。档案处于自由整理状态,质量差。只有当存储者想要存储时,他们才会提出存储要求,并匆忙进行。档案馆对存储档案没有相关规定,缺乏约束力,导致一些没有保存价值或重复存储的档案被塞进博物馆。这样,移交或存储的档案往往是与企业利益和经济技术无关的信息,只是为没有地方的档案设置一个安全的落脚点。这种单调、载体单一的档案实体自然无法满足其优势。
2.所有权不明确。《档案法(草案)》的审议报告称:“档案的所有权问题可以适用于《民法通则》关于财产所有权的一般规定”,《民法通则》第七十一条:财产所有权是指所有人依法占有、使用、收益和处分自己财产的权利。存储是暂时存储的行为。也就是说,这些存储在档案馆的档案,依法属于这些存储人。所以很多存储人要求存放在专柜,钥匙以存储人存放的形式存放。档案馆能否根据一定的原则和技术,只提供信件和销售?
3.存储时间模糊。存放档案时,往往缺乏一定的程序。档案移交档案馆后,寄存者似乎卸下了沉重的负担,忽略了未来的去向,暂时存放为长期存放。档案馆需要时不时投入一定的人力、物力、财力进行管理,难以摆脱这种被动局面。另外,对于那些破产的企业。这种存储会持续到什么年、什么月?谁来处理他们,是个未知数。