【档案知识科普】档案数字化的定义及作用

2022-08-12

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如何将所有文件变成实用、有用的信息资源，快速、快捷地为用户提供服务，是当前文件管理的要点工作。利用数字技术和信息技术，将文件变成数字信息资源，供共享和播放。档案的真的作用是档案数字化的很根本目的。

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数码摄影（音、视频）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术，将各种载体的档案资源转化为数字档案信息。它以数字形式存储，并以网络形式相互连接。由计算机系统管理，形成档案信息库的有序结构，实现资源共享。是档案信息化建设的重要组成部分。

档案信息化建设是档案管理发展规划的一项重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有档案目录库建设和重要档案及照片、音像档案的数字化建设；二是电子档案归档和电子档案管理。纸质文件经过数字化管理后，可转为机读文件，既节省存储成本，又节省空间，便于快速存取，避免了材料重复打印造成的纸张和人员浪费。数字化管理后，档案可以及时归档，尽快提供使用服务。

数字化文件管理让文件数据的搜索变得快捷方便，足不出户就能查到需要的东西，数字化让信息共享成为现实。档案数字化是数字档案建设中很基本的工作。传统载体的档案通过高科技技术处理成数字档案的形式。通过局域网、政务网、互联网，可以对电子档案进行计算和检索，对电子档案进行阅读。为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平，提高了效率，提升档案部门的服务水平，为档案内部管理和面向客户的服务提供好用、多方面的服务.

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