项目背景：

目前在公安的档案系统中，使用实体档案文件的档案管理体系已经很完备，其中户籍档案作为公安档案重要的一部分，因涉及民生需求，查找利用率非常高，采用传统的管理方式，暴露出很多问题：

户籍档案包括了建国以来至今近70多年的档案资料，数量非常巨大。

由于时代久远以及保存条件的限制，1990年以前的老档案普遍存在纸张破损问题，影响到档案的利用和长期保存。

投入了大量的警力，户籍档案相关的工作效率仍然不高。

档案数量逐年倍增，实体档案的查阅变得异常复杂、存取不便。

档案数据发掘、分析、编研等工作缺少数据信息的支持。根据档案数字化工作 “统一领导、标准先行、利用优先、分步实施，有序推进传统载体档案数字化进程” 的指导原则（国家档案局《档案事业发展“十四五”规划》），结合公安局派出所的具体特点，对实体户籍档案进行电子化扫描、电子目录著录，逐步完善户籍档案的数字化管理，从根本上实现保护实体档案，提高查证效率，进一步提升执政为民的服务质量。

利用范围：

户籍档案查证范围，基本涵盖所有档案，但由于各类档案分类不同，查证用途也各有特点，因此在条件允许的情况下，为满足多方面查证需求，应对全部户籍档案进行数字化加工处理。

利用频率：

各类户籍档案查用频率主要集中在一类常表，其次是二类迁移证，再次是四类出生证和六类身份证，然后是其他类档案。需要特别提出的是六类身份证是目前社会各界舆论关注的一项主要，是佐证重复户口，一人多户口，隐藏户口的一项重要历史证据资料，对该类档案原件的整理，拥有相当重要的社会意义。通过以上户籍档案藏量、分布以及应用范围和频率的统计与预估，基本可以确定分类分批的对户籍档案进行数字化加工是符合实际情况的。

实体档案情况：

老档案外盒外皮有弯曲破损的情况，影响到内部文件的保存。

纸张受水浸、虫蛀、风蚀、人为等因素有破损、分层的情况。

字迹有模糊，洇透的情况；笔迹存在多种颜色（红黑蓝）和有铅笔笔迹的情况；存在繁体字、简化字、异体字的情况。

粘贴部分有遮盖信息的情况。

另外传统档案管理模式下的查档效率，已经不能满足人民群众日益增长的户籍档案利用需求，并且户籍民警及档案管理员在工作中普遍存在应接不暇、捉襟见肘的感觉。

具体表现：传统模式需要单人20-30分钟完成一份查档需求。派出所一般配备1-2人专管，即同时3人上门查档就有一位市民需要等待30分钟左右。

传统管理模式的工作流程为：民警需要在前台问询处获得相关档案信息，步行进入库房，翻阅台账并在密集架上查找案卷信息，再通过卷内目录定位到具体户籍档案，根据查证需求抄录或复印原件，并复原档案案卷。返回前台问询处，填写并打印户籍证明，并保留存根以备归档。

完成档案的数字化工作，通过公安户籍档案管理系统中查询，可以实现面对面服务，即询即查，5分钟以内就可以完成一份档案的查证工作，而且规避因为提供信息不准出现的“反复跑库房”。为市民节省了时间的同时，还减轻了户籍民警的工作强度。

由于老档案存在问题的特殊性以及派出所户籍工作的实际情况，决定了数字化加工需要专业的相关设备操作能力、濒危档案保护方法、档案管理知识、图像处理的技术，安全保密资质等多种能力团队的帮助。

确定工作内容：

由于户籍档案总体基数庞大，短期内一次性完成所有的档案数字化加工任务难度艰巨。应该考虑根据户籍档案的分类，利用范围以及使用频率和政策要求等因素，对户籍档案数字化加工项目进行科学合理的分期分批实施。

经过以上数据分析，一类常表是保存量很大，使用范围和频率很高，而且纸张存在破损严重的情况，由此建议户籍档案中一类常表优先进行数字化加工。

一类常表中五代，目前只对迁出和死亡常表进行归档组卷，还有大量的五代常表需要实时更新和变更，全部扫描会额外增加重复工作量以及修改难度。常表四代开始使用新式表格，纸质档案质量相对较好，内容填写规范。

相对而言，前三代常表更加急迫需要优先进行数字化加工，其理由如下：

前三代常表查用率相对频繁，实际利用价值逐渐凸显。

一代常表使用六七十年前的纸张，潮湿，虫害，频繁翻阅等因素使其破损严重。

字迹出现褪色，洇化模糊，不易辨识。

一二代常表组卷装盒情况较少，一般保持原貌按照街区门牌存放，台账目录信息不全，不便于翻阅查询。

前三代常表格式并不统一，有一表多人信息的情况，内容包括常表，迁移，注销，变更等多种信息，检索查证比较复杂，造成效率不高。由此，针对户籍档案中一大类常住人口登记表的前三代数字化加工，进行较为详细的项目前期分析。

数字化加工流程

1、档案交接

对档案从档案库房借出形成登记表：

（1）将档案从档案库房密集架上，按档案案卷排列顺序填单、下架、清点,装入有编号的档案箱内。

（2）对接收的档案按案卷名称形成其电子、纸质目录清点到卷，不出现漏登记或重复登记。

（3）对下架接收的档案进行核对、检查，如有错误之处立即核查更正，在登记表中记录勘误信息。

（4）采用定期分批接收出库和分批验收入库方式，要保证档案原版原貌和原有档案的逻辑顺序。

登记表字段：序号，出库时间，案卷编号，有无目录，页数，备注，勘误，还入库时间。

2、档案整理

（1）打码：

根据实际情况确定先拆卷后打码，还是先打码后拆卷。规定打码时对卷内附加证明材料打码。打码在文件正面右上角，背面左上角，使用黑体阿拉伯数字清晰手写，要求准确。如果出现错误使用黑色笔杠掉，在附近空白处重新打码。如果右上角没有位置，优先考虑在正面右上附近区域，背面同理。对单独空白页（表）不进行打码。

（2）拆卷：

1）首先要确定装订档案为可拆，胶装、粘贴的不可拆（特殊粘贴的可以拆，需要说明）。

2）拆卷时要保证不破坏档案实体，拆除钉书钉时用起钉器从文件反面将钉书钉打开摘除订书钉；拆线时，使用剪刀直接剪断装订线；拆分粘贴页时，尽量保证原文件粘贴处字迹清晰；其他固定物拆除时，需要确定拆除不影响档案原件，尽量保证可还原，如拆除后无法还原，需要提前与主管部门协调达成一致。

3）对于不做拆卷处理的档案，在扫描时尽量保证图像的完整度。

3、档案扫描

（1）总体质量要求

1）全部采用平板扫描方式，以确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

2）符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》、辽宁省档案局《辽宁省电子文件归档与管理暂行规定》辽档发[2005]1号、《大连市档案资料数字化标准》（试行）大档发[2006]号和公安部门相关的扫描和著录要求。

3）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（2）扫描技术标准

1）扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。

2）扫描后的影像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，黑白对比度适中，有利于排版。

3）因原件普遍存在字迹模糊，多种颜色字迹，字迹重叠，破坏严重等特殊情况，故统一应采用300dpi的分辨率以保证图像清晰。

4）扫描后的影像存储格式：统一采用彩色JPG格式保存。

（3）应扫描页面的界定

1）有文字的常表，图章，签字，证明材料，都认为是“有内容”需要扫描。

2）单份纸张，正面需要扫描，背面如是表格（空表）也需要扫描。

3）扫描原件如大于A4尺寸，按照原大小保存，且不得超出A3大小。如小于A4格式统一保存为A4大小。

4、图像处理

图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用图像处理软件进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整，还可对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏点等处理。确保每幅图像清晰、不失真。

（1）纠偏：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度，以符合阅读习惯。

（2）去污及裁边处理：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。允许存在0.2-0.5CM的黑边白边，以保证图像是完整的。局部减淡：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。去污去噪：去除图像杂点，去除图像局部脏点、脏斑。

5、目录建库及著录

采取两库模式建库。户籍档案著录分为案卷和卷内文件著录，即分案卷级数据库和卷内文件数据库。从便于检索查询和档案著录的角度，建议分级建库。另外这种模式也符合目前大部分派出所户籍档案实体归档情况。虽然只针对户籍档案前三代加工处理分析，但也对其他分类预留字段，本文暂不讨论。另外，案卷类别与卷内题名，涉及“类型”的定义需要提供相关标准。

1）案卷著录模板说明

表7：案卷著录项及说明表

2）卷内文件著录模板说明

表8：卷内文件著录项及说明表

备注：“电子文件”加载注意事项：浏览加载扫描好的电子文件，以一户为一个电子文档；集体户以一张（正、反两页）为一个电子文档。

实现功能：按照代，年度，分类，统计人数，户数。

对修改姓名，变更姓名，改字等情况，使用姓名1+姓名2+姓名3的方式。地址同理。

3）各类户籍档案著录字段题名的类目名称

表9：“题名”类型字段划分表

由【表7】和【表8】的著录字段，估算每份户籍档案需要录入311字以内。

表10：著录量统计表

6、质检

以卷盒为单位，完成扫描和录入工作后进行质检工作，形成内部文件质检单。质检主要是检查扫描所得影像和著录，如发现存在清晰度不够、缺损、偏斜等情况，及时进行重新扫描，如发现漏页情况，及时进行补扫。检查著录信息是否输入有误与影像页是否对应。确保影像文件与原档案一致、真实有效，无非法篡改。

质检单表格字段：序号，完成时间，抽检正确率，错误情况说明。

7、封皮及卷内目录制作

更换盒封皮，背脊标签。制做封皮，背脊标签模板和卷内目录模板即户主目录表。户主目录表字段：序号，户主姓名，地址，变更信息，备注，页号。

8、重新装卷

将折开的案卷按原始标准重新装订，并交还档案室，完成登记表内容。要求顺序正确，结实美观。装订时要求卷内纸张左侧和底部对齐，在整理之前要查看是否有倒页和页码顺序混乱的现象。在原目录之前加入新编辑目录，粘贴新封皮及背脊标签于原位置。

对无法还原的档案，进行重新订卷，一般以打孔线装为主，并粘贴新封皮及背脊标签。

9、数据备份

（1）标准格式图像数据：用于长期保存的符合国家档案局标准的单页TIFF/JPG格式图像。

（2）备份介质：光盘2份与硬盘备份1份。

（3）数据检验：包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（4）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

（5）备份登记：填写纸质档案数字化备份管理登记表单，以便利用和管理。

公安系统部分案例展示：

湖北省公安厅

北京市公安局

重庆市公安局

广西桂林市公安局

广西南宁市公安局

河北省沧州市公安局

河北省泊头市公安局

河北省沧州市公安局新华分局

河北省沧州市肃宁县公安局

四川省自贡市公安局

四川省广安市公安局

贵州省福泉市公安局

重庆市公安消防总队

重庆市万州区公安局

重庆市公安局高新区公安分局

贵州省黔南州公安局

贵州省瓮安县公安局

贵州省黔南布依族苗族自治州公安局

贵州省遵义市公安局红花岗分局

海南省三亚市公安局天涯分局

云南省澄江市公安局