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关于“存储”档案,《档案法》第十六条规定:“所有对国家和社会具有保存价值或者应当保密的集体所有和个人所有档案,档案所有者应当妥善保管。如果存储条件不好或者其他原因被认为可能导致档案严重损坏和不安全,国家档案行政管理部门有权采取措施代替存储,以确保档案的完整性和安全性;如有必要,可以购买或购买。前款列出的档案,档案所有者可以存放或出售给国家档案馆。”也就是说,不属于档案馆接收范围的单位和公民,可以档案的形式存放置。
1、“企业档案存储”有没有市场?长期以来,中国企业档案管理采用内部管理模式,作为企业,尤其是大企业,被创造成“小社会”,具有麻雀虽小五脏俱全的特点。在建立和完善现代企业制度的过程中,能否考虑将档案管理与企业分离,委托第三方管理?这也不是不可能。
1.1、现在很多企业档案机构都面临着人员不足、人员专业技能不足、档案数量大、档案质量差、档案仓库面积紧张、仓库设施严重不足等现状。保管条件需要改善,不容易承担接收或保管档案的负荷。企业档案要想改变现状,必须投入一定数量的人力、物力和财力。那么,根据企业自身的实际情况,我们能否选择另一种管理体系和运行机制呢?现实中,由于各种原因,一些单位已经需要托管档案,比如律师事务所、会计师事务所、会计师事务所等。
1.2、既然“企业档案存储”机构的“存储”档案是以法律的形式确定的,档案馆应该充分利用这种方式,而不是一种被动无奈的行为,作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径。作为一个集中管理档案的文化机构,档案馆有责任接收、收集、整理、储存和利用其分管范围内的档案,这意味着档案行政部门和档案馆对于改制企业档案的流向有着不可推卸的责任。各级档案馆可以利用现有资源,充分发挥其专业优势,为企业档案提供服务。