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档案软件的产生和发展，不仅使档案管理更加便捷、高效、准确地为社会发展和经济建设服务，而且促进了档案工作从收集、整理、储存到利用的改革，其利用效率的提高给整个档案行业带来了前所未有的发展机遇。然而，在实际工作中，我们对档案软件的使用存在许多误解。
误区：1、只注重管理，不注重软件开发利用;2、过度保护，不敢使用;3、文件软件淘汰得太快，旧软件还没有完全掌握，新的文件软件就登上了前台;4、档案人员的整体业务素质有待提高。
政策:首先，我们应该打破对文件软件的恐惧。认识到文件软件是为我们的文件工作服务的，是我们工作中可以使用的工具。了解文件软件的高质量访问特性、巨大的存储空间、方便快捷的增删功能、灵活多样的访问方式和手段，重视其广阔的发展空间和速度。
其次，明确使用文件软件的目的。使用文件软件的目的只有一个，那就是更好地使用文件。要改变落后的使用方式，采取更先进、更有效的使用方式，不断拓展文件服务领域，为文件事业更好地为社会和经济发展服务争取一席之地。
三是养成不断学习的好习惯，不断提高个人业务素质，满足日新月异档案知识的需要。特别是要认真学习电子信息技术，让档案人员成为电子档案管理专家，充分掌握电子档案的特点和使用规律，正确管理和操作档案软件，规范档案软件的使用。
第四，完善文件软件的安全检查系统。文件软件的存储和使用有自己的规律。如果操作不当，会损坏文件软件。但是，只要提前备份和及时检查档案，一些误操作就不会成为重大事故。可见，只要有完善的制度保障，档案人员就可以大胆自信地让档案软件为我们服务。
