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归档文件是各种形式和载体的文件材料,应作为文件档案保存,对人们的生活非常重要。但是大多数人对如何装订归档文件缺乏了解。今天小编分享的内容是让大家知道如何装订归档文件。
首先,装订归档文件
装订程序可以在平时整理这个“零件”归档文件或者数字扫描这个“零件”的时候立即进行,也可以全部整理或者数字化完成集中装订。归档文件应按“零件”装订,“零件”应根据上述定义的“零件”和编制的零件号进行装订。
1、归档文件的件内顺序排列要求
原件在前面,稿件在后面;文本在前面,附件在后面;原件在前面,复制件在后面;转发文件在前面,转发文件在后面;文本在前面,文本在后面;汉语在前面,少数民族文本在后面;不同文字的文本没有特殊规定,中文在前面,外文在后面;如果有文件处理表,文件处理表在前面,文件在后面。
2、装订的原则
归档文件一般以文件为单位进行装订。归档文件的装订应牢固、安全、简单,以便文件不损坏页面、不倒页、不压字。装订后,文件应平整,有利于归档文件的保护和管理。装订应尽可能减少对归档文件本身的影响。如果原装订方法符合要求,应保持不变。
装订方式应根据归档文件的保管期限确定,装订材料应符合保管期限的要求。为了便于管理,同一时期的归档文件的装订方式应尽可能一致,不同时期的装订方式应相对统一。
3、选择装订材料
用于装订的材料不能包含或产生可能损坏归档文件的材料。装订材料,如回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶、装订夹、塑料封等。,不使用。
对于永 久保存的归档文件,应采用线装订法进行装订。页数少的用直角装订或缝纫机轧制装订,文件厚的用“三孔一线”装订。如果使用不锈钢订书钉或浆糊装订永 久保存的归档文件,装订材料应满足长期保存归档文件的需要。
不使用不锈钢夹或封套装订永 久保存的归档文件。
定期保存的需要移交给综合档案馆的归档文件,按照直角装订和三孔一线装订进行装订。定期保存的归档文件,不需要移交给综合档案馆,可以按照直角装订、三孔一线装订,也可以用不锈钢夹或封套装订。
4、装订的位置和对齐方法及注意事项
归档文件的装订要整齐、牢固、美观。一般来说,如果是左边装订,装订时要左下对齐;如果是左上角装订,应该是左上角对齐。装订时去除金属物体,多采用缝纫机、绳索、固体胶等方法进行装订。
5、一般要求装订
(1)在装订归档文件之前,应对不符合要求的文件进行修复。如果归档文件损坏,应根据DA/T25-2000进行修复;如果字迹模糊或易于退化,应进行复制。归档文件应根据保管期限的要求去除易腐蚀、易氧化的金属或塑料装订产品。
二是装订要求牢固,做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后文件平整。
(3)用于装订的材料不能包含或产生任何可能损坏归档文件的物质,无论是自己还是通过与其他材料和环境的接触反应。
直角装订(T1)线装法、缝纫机轧边装订(T2)、三孔一线装订(T3)均应采用棉纱,棉纱的规格、质量、检验应按GB/T398-2008规定进行。
6、三孔一线装订标准
(1)三孔一线装订是用锥子或三孔一线打孔机在文件左侧打孔后再穿线、打结的装订方法。
(2)三孔一线装订采用挤压式打孔,避免对文件造成过度损坏。打孔前,用夹子固定文件右侧,确定孔距,然后用锥子或三孔一线打孔机打孔。三孔之间的距离,垂直文件应为8cm~10cm,水平文件应为6cm~8cm。三孔与左边的距离不低于1.5cm。
(3)穿线时,先将装订绳对折,将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔,再将绳头分别向下穿入两边的孔中,并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头,使装订绳紧缚文件,再将两个绳头在中间孔处打结。
(4)三孔一线装订在打结后应保留1.5 cm左右的绳头,并在打结处用力压实。